Version provisoire. Ce texte sera révisé avant le lancement de TableFlow Hotels.

Politique de confidentialité · TableFlow Hotels

Dernière mise à jour : 7 octobre 2026

Qui nous sommes

TableFlow Hotels est conçu par TableFlow Hospitality Management Systems, une entreprise canadienne qui fait partie de Zook (qui conçoit aussi TableFlow pour les restaurants). Cette politique explique ce que nous faisons des renseignements personnels sur ce site et dans TableFlow Hotels. Notre responsable de la protection des renseignements personnels, Arlindo Codinha, en répond : [email protected].

Deux rôles

Pour les comptes du personnel des hôtels et pour ce site, c’est nous qui décidons de l’utilisation des renseignements. Pour les clients des hôtels qui utilisent TableFlow Hotels, chaque hôtel décide, et nous traitons les renseignements en son nom, uniquement pour faire fonctionner le service pour cet hôtel.

Ce que nous recueillons

• Sur ce site : le nom, le courriel, le nom de l’établissement, la ville, la province et le nombre de chambres que vous donnez pour réserver une place de lancement, ainsi que l’adresse IP de la demande, conservée seulement pour prévenir les abus et supprimée dès votre confirmation ou après 7 jours.
• Personnel des hôtels : nom, courriel, rôle, dossiers de connexion et de sécurité (sessions, appareils, adresses IP, connexion en deux étapes) et ce qu’il modifie dans le système.
• Clients, pour l’hôtel : détails de réservation et coordonnées, préférences, messages avec l’hôtel, factures et besoins d’accessibilité lorsque le client les partage. Lorsque l’hôtel utilise l’enregistrement en ligne : la fiche d’inscription (adresse, téléphone, plaque du véhicule, autres clients, signature) ainsi que l’adresse IP et le navigateur utilisés pour la signer. Nous ne conservons jamais de numéros de carte.
• Dans votre navigateur : ce site et la page de réservation gardent votre langue, vos réglages d’affichage et votre réservation en cours sur votre appareil. Seulement si vous acceptez dans le bandeau des témoins, Google Analytics et Meta déposent des témoins pour nous dire lesquelles de nos publicités amènent des visiteurs et des inscriptions; sans votre accord, rien de leur part n’est chargé. Vous pouvez changer d’avis en tout temps avec « Paramètres des témoins », au bas de chaque page. Si vous arrivez par l’une de nos publicités ou l’un de nos liens, nous gardons lequel (le nom de la campagne) avec votre inscription. À l’étape de la carte, Stripe dépose ses propres témoins pour prévenir la fraude.

À quoi ils servent

• Faire fonctionner le service : réservations, factures, messages, connexion et sécurité.
• Confirmer votre place de lancement et vous écrire au sujet du lancement. Aucune infolettre, et nous ne vendons jamais de renseignements personnels.
• Protéger le service : prévenir les abus, enquêter sur les problèmes et tenir un journal d’audit.

Consentement

Nous recueillons les renseignements avec votre consentement : lorsque vous remplissez le formulaire de place de lancement, ou lorsque vous les donnez à un hôtel qui utilise TableFlow Hotels. Nous ne recueillons que ce qui est nécessaire aux fins ci-dessus. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps; certaines choses pourraient alors ne plus être possibles, comme une réservation.

Qui d’autre les traite

• Railway : l’hébergement et la base de données.
• Cloudflare : achemine et protège ce site et l’application, et voit donc votre adresse IP; conserve aussi nos sauvegardes chiffrées. L’emplacement approximatif qu’il fournit sert seulement à suggérer une langue et un fuseau horaire.
• Stripe : les paiements. Stripe conserve les numéros de carte, nous ne les conservons donc jamais.
• Resend : l’envoi des courriels. Un hôtel peut plutôt envoyer les courriels à ses clients par son propre serveur de courriel.
• Twilio : les textos, lorsqu’un hôtel les active.
• Cloudinary : les photos de l’hôtel et des chambres.
• Google : la carte de notre répertoire d’hôtels, et nos propres recherches pour y ajouter des hôtels.
• Adobe Fonts : la police des titres de ce site; la demande de votre navigateur (y compris votre adresse IP) parvient donc à Adobe.
• Google (Analytics) et Meta (publicités Facebook et Instagram) : seulement si vous acceptez les témoins, la façon dont vous utilisez ce site et la publicité qui vous y a amené. Quand vous confirmez une place de lancement, nous indiquons à Meta qu’une de ses publicités a mené à une inscription, avec votre adresse courriel brouillée (hachée) pour qu’il puisse la rapprocher de ses propres comptes.
• Have I Been Pwned : lorsqu’un membre du personnel choisit un mot de passe, seuls les 5 premiers caractères de son empreinte sont comparés aux mots de passe divulgués connus. Le mot de passe lui-même n’est jamais transmis.
• TableFlow, le système pour restaurants, lorsqu’un hôtel le connecte : numéro de chambre, initiale du prénom et nom, dates d’arrivée et de départ, et restrictions alimentaires si l’hôtel le permet. Jamais de coordonnées ni de notes d’accessibilité.

Où ils sont conservés

TableFlow Hotels et sa base de données fonctionnent aux États-Unis (Railway, Est des États-Unis). Certains des fournisseurs ci-dessus conservent aussi des renseignements hors du Canada. Les renseignements conservés dans un autre pays peuvent être consultés par les tribunaux et les autorités de ce pays en vertu de ses lois.

Besoins d’accessibilité et renseignements sensibles

Les besoins d’accessibilité qu’un client partage ne sont montrés qu’au personnel de l’hôtel dont le travail l’exige, et chaque consultation de la note d’accessibilité privée est enregistrée. Ils ne figurent jamais dans les courriels, les textos ni ce que reçoit le système pour restaurants.

Combien de temps nous les gardons

• Tant qu’un hôtel utilise TableFlow Hotels, nous gardons ses renseignements pour que le service fonctionne. L’hôtel peut tout télécharger en tout temps, y compris ce qu’il doit conserver aux fins fiscales.
• Lorsque l’abonnement d’un hôtel prend fin, ses renseignements restent en lecture seule pendant 90 jours pour pouvoir être téléchargés, et les propriétaires en sont avisés par courriel au début et deux semaines avant la fin. Ensuite, tout est supprimé, et nos sauvegardes qui les contiennent encore expirent dans les 90 jours.
• Les dossiers de sécurité (historique de connexion, appareils, et l’adresse IP et le navigateur des fiches d’inscription et de l’acceptation des réservations) sont supprimés après un an.
• Les inscriptions confirmées à une place de lancement sont conservées jusqu’à ce que vous nous demandiez de les supprimer. Les comptes du personnel et le registre des modifications d’un hôtel (y compris qui a consulté les notes d’accessibilité) sont conservés tant que l’hôtel utilise TableFlow Hotels, et supprimés avec lui.
• Les inscriptions à une place de lancement non confirmées sont supprimées après 7 jours.
• Un hôtel peut télécharger ou effacer les renseignements d’un client à sa demande.

Comment nous les protégeons

Les renseignements circulent chiffrés, nos sauvegardes sont chiffrées, les propriétaires et les gestionnaires doivent utiliser la connexion en deux étapes, chacun ne voit que ce que son rôle permet, et les modifications sont enregistrées. Si une atteinte crée un risque réel de préjudice grave, nous la déclarons au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et en avisons les personnes et les hôtels touchés dès que possible.

Vos droits

Vous pouvez demander à consulter, corriger ou supprimer vos renseignements personnels, ou retirer votre consentement. Les clients d’un hôtel devraient d’abord s’adresser à cet hôtel; nous l’aidons à répondre. Écrivez à notre responsable de la protection des renseignements personnels à [email protected]; nous répondons dans les 30 jours. Si vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez porter plainte au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca).

Québec

Pour les hôtels du Québec, nous les aidons à respecter leurs obligations en vertu de la Loi 25, y compris les demandes d’accès et la déclaration des incidents. Les résidents du Québec peuvent aussi s’adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec.

Changements

Si nous modifions cette politique, nous mettons à jour la date ci-dessus et avisons les propriétaires d’hôtel par courriel avant l’entrée en vigueur de tout changement important.