Bozza di traduzione fornita per comodità, da rivedere prima del lancio di TableFlow Hotels. Fanno fede le versioni inglese e francese.

Informativa sulla privacy · TableFlow Hotels

Ultimo aggiornamento: 7 ottobre 2026

Chi siamo

TableFlow Hotels è creato da TableFlow Hospitality Management Systems, un’azienda canadese che fa parte di Zook (che crea anche TableFlow per i ristoranti). Questa informativa spiega che cosa facciamo con i dati personali su questo sito e in TableFlow Hotels. Ne risponde il nostro responsabile della privacy, Arlindo Codinha: [email protected].

Due ruoli

Per gli account del personale degli hotel e per questo sito, siamo noi a decidere come si usano i dati. Per gli ospiti degli hotel che usano TableFlow Hotels decide ciascun hotel, e noi trattiamo i dati per suo conto e solo per fornirgli il servizio.

Che cosa raccogliamo

Su questo sito: il nome, l’email, il nome della struttura, la città, la provincia e il numero di camere che ci indica per prenotare un posto al lancio, e l’indirizzo IP della richiesta, conservato solo per prevenire abusi ed eliminato quando conferma o dopo 7 giorni.
Personale degli hotel: nome, email, ruolo, registri di accesso e di sicurezza (sessioni, dispositivi, indirizzi IP, accesso in due passaggi) e ciò che modifica nel sistema.
Ospiti, per l’hotel: dati della prenotazione e di contatto, preferenze, messaggi con l’hotel, fatture ed esigenze di accessibilità quando l’ospite le condivide. Se l’hotel usa il check-in online: la scheda di registrazione (indirizzo, telefono, targa del veicolo, altri ospiti, firma) e l’indirizzo IP e il browser da cui è stata firmata. Non conserviamo mai i numeri delle carte.
Nel Suo browser: questo sito e la pagina di prenotazione conservano sul Suo dispositivo la lingua, le impostazioni di visualizzazione e la prenotazione in corso. Solo se accetta nel banner dei cookie, Google Analytics e Meta impostano cookie per dirci quali nostri annunci portano visitatori e iscrizioni; senza il Suo consenso non viene caricato nulla di loro. Può cambiare risposta in qualsiasi momento da «Impostazioni cookie», in fondo a ogni pagina. Se arriva da uno dei nostri annunci o link, conserviamo quale (il nome della campagna) con la Sua iscrizione. Nel passaggio della carta, Stripe imposta i propri cookie per prevenire le frodi.

A che cosa servono

Per far funzionare il servizio: prenotazioni, fatture, messaggi, accesso e sicurezza.
Per confermare il Suo posto al lancio e scriverLe sul lancio. Nessuna newsletter, e non vendiamo mai dati personali.
Per mantenere sicuro il servizio: prevenire abusi, indagare sui problemi e tenere un registro di controllo.

Consenso

Raccogliamo i dati con il Suo consenso: quando compila il modulo per il posto al lancio o quando li fornisce a un hotel che usa TableFlow Hotels. Raccogliamo solo ciò che serve per le finalità sopra indicate. Può revocare il consenso in qualsiasi momento; alcune cose potrebbero non essere più possibili, come una prenotazione.

Chi altro li tratta

Railway: l’hosting e il database.
Cloudflare: distribuisce e protegge questo sito e l’app, quindi vede il Suo indirizzo IP, e conserva i nostri backup cifrati. La posizione approssimativa che fornisce serve solo a suggerire una lingua e un fuso orario.
Stripe: i pagamenti. Stripe conserva i numeri delle carte, quindi noi non li conserviamo mai.
Resend: l’invio delle email. Un hotel può invece inviare le email agli ospiti dal proprio server di posta.
Twilio: gli SMS, quando un hotel li attiva.
Cloudinary: le foto dell’hotel e delle camere.
Google: la mappa del nostro elenco di hotel e le nostre ricerche per aggiungervi hotel.
Adobe Fonts: il carattere dei titoli di questo sito; la richiesta del Suo browser (incluso il Suo indirizzo IP) arriva quindi ad Adobe.
Google (Analytics) e Meta (annunci su Facebook e Instagram): solo con il Suo consenso ai cookie, come usa questo sito e quale annuncio l’ha portata qui. Quando conferma un posto di lancio, comunichiamo a Meta che uno dei suoi annunci ha portato a un’iscrizione, con il Suo indirizzo email cifrato (hash) perché possa abbinarlo ai propri account.
Have I Been Pwned: quando il personale sceglie una password, solo i primi 5 caratteri della sua impronta vengono confrontati con le password trapelate note. La password non esce mai.
TableFlow, il sistema per ristoranti, quando un hotel lo collega: numero della camera, iniziale del nome e cognome, date di arrivo e di partenza ed esigenze alimentari se l’hotel lo consente. Mai dati di contatto né note sull’accessibilità.

Dove sono conservati

TableFlow Hotels e il suo database funzionano negli Stati Uniti (Railway, Stati Uniti orientali). Anche alcuni dei fornitori sopra indicati conservano dati fuori dal Canada. I dati conservati in un altro paese possono essere consultati dai tribunali e dalle autorità di quel paese secondo le sue leggi.

Esigenze di accessibilità e dati sensibili

Le esigenze di accessibilità che un ospite condivide sono mostrate solo al personale dell’hotel il cui lavoro lo richiede, e ogni consultazione della nota privata sull’accessibilità viene registrata. Non compaiono mai in email, SMS né in ciò che riceve il sistema per ristoranti.

Per quanto tempo li conserviamo

Finché un hotel usa TableFlow Hotels, conserviamo i suoi dati perché il servizio funzioni. L’hotel può scaricare tutto in qualsiasi momento, compreso ciò che deve conservare ai fini fiscali.
Quando l’abbonamento di un hotel termina, i suoi dati restano in sola lettura per 90 giorni perché possano essere scaricati, e i proprietari vengono avvisati via email all’inizio e due settimane prima della fine. Poi tutto viene eliminato, e i nostri backup che li contengono ancora scadono entro 90 giorni.
I registri di sicurezza (cronologia degli accessi, dispositivi, e l’indirizzo IP e il browser delle schede di registrazione e dell’accettazione delle prenotazioni) vengono eliminati dopo un anno.
Le iscrizioni confermate a un posto al lancio sono conservate finché non ci chiede di eliminarle. Gli account del personale e il registro delle modifiche di un hotel (compreso chi ha consultato le note sull’accessibilità) sono conservati finché l’hotel usa TableFlow Hotels ed eliminati con esso.
Le iscrizioni a un posto al lancio non confermate vengono eliminate dopo 7 giorni.
Un hotel può scaricare o cancellare i dati di un ospite su richiesta.

Come li proteggiamo

I dati viaggiano cifrati, i nostri backup sono cifrati, proprietari e manager devono usare l’accesso in due passaggi, ognuno vede solo ciò che il suo ruolo consente e le modifiche vengono registrate. Se una violazione crea un rischio reale di danno significativo, la segnaliamo all’Office of the Privacy Commissioner of Canada e avvisiamo il prima possibile le persone e gli hotel interessati.

I Suoi diritti

Può chiedere di vedere, correggere o eliminare i Suoi dati personali, oppure revocare il consenso. Gli ospiti di un hotel devono rivolgersi prima a quell’hotel; noi lo aiutiamo a rispondere. Scriva al nostro responsabile della privacy a [email protected]; rispondiamo entro 30 giorni. Se non è soddisfatto, può presentare un reclamo all’Office of the Privacy Commissioner of Canada (priv.gc.ca).

Québec

Aiutiamo gli hotel del Québec a rispettare i loro obblighi ai sensi della Legge 25, comprese le richieste di accesso e la segnalazione degli incidenti. I residenti del Québec possono rivolgersi anche alla Commission d’accès à l’information du Québec.

Modifiche

Se modifichiamo questa informativa, aggiorniamo la data sopra e avvisiamo via email i proprietari degli hotel prima che le modifiche importanti entrino in vigore.

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